CJIB kan snel reageren op ontwikkelingen
Nieuw beleid, aanpassing in wetgeving, gebeurtenissen of ontwikkelingen in de maatschappij, proces- of organisatiewijzigingen bij ketenpartners. Het zijn voorbeelden van veranderingen waar het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) zich tot moet gaan verhouden. Om de uitvoeringsconsequenties voor nieuw beleid en wetgeving inzichtelijk te krijgen gebruikt het CJIB onder meer de uitvoeringstoets. Een voorbeeld is de 'tijdelijke tolheffing', een nieuwe wet vanuit het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, waarbij het CJIB ook een aantal nieuwe taken zal gaan uitvoeren.
Tol heffen
Marijke Hogeveen, een van de consultants bij CJIB, houdt zich bezig met maken van een uitvoeringstoets van deze nieuwe wetgeving. “Deze toets is een middel om incidentele en structurele uitvoeringsconsequenties van nieuw of gewijzigd beleid of wetgeving inzichtelijk te krijgen. Hierbij worden alle gevolgen hiervan rond Security, Communicatie, Organisatie, Personeel, Administratieve organisatie, Financieel, Informatievoorziening, Juridisch, Techniek, Huisvesting (SCOPAFIJTH) duidelijk. In dit geval bleek uit de uitvoeringstoets dat CJIB meer medewerkers nodig heeft om de tol te kunnen heffen.”
Brainstormen
Binnen het CJIB bereiden Business Consultants een uitvoeringstoets voor met een juridisch beleidsmedewerker en de Business Owner (directielid of afdelingshoofd, red.) Marijke: “Vervolgens zoek ik verschillende belanghebbenden en betrokkenen en organiseer met hen een startbijeenkomst. Hierin brainstormen we over concrete oplossingen en de impact daarvan op de SCOPAFIJTH-factoren. Gedurende de gehele uitvoeringstoets vraag ik Business Owners, juristen en belanghebbenden om mee te kijken zodat we de beleids- en wetvernieuwers een goed beeld kunnen geven van de mogelijke uitvoering en (onbedoelde) effecten voor burgers. Zo’n uitvoeringstoets - van start naar nota tot besluit - duurt vier tot zes maanden.”
Snelkookpan
Binnen het CJIB is niet alleen de uitvoeringstoets een middel om veranderingen en hun gevolgen in kaart te brengen en erover te adviseren. Het CJIB heeft in zijn organisatiestructuur in- en externe ontwikkelingen een prominente plek gegeven met een speciaal team: Cluster Ontwikkelingen. Ellen Arends, coördinator van het cluster: “In ons bedrijfsproces hebben ontwikkelingen, trends en veranderingen een vaste plek. Bij wets- of beleidswijziging krijgen we meestal de tijd om onze uitvoering daarop in te richten. Maar sommige – vooral externe ontwikkelingen – kunnen ons dwingen om in een snelkookpan aanpassingen te bedenken en door te voeren.”
Dupe
Door ontwikkelingen zoveel als mogelijk al van verre te zien aankomen, vermindert het CJIB haastwerk of verkeerde beslissingen waar de burger de dupe van zou kunnen zijn. Daarom heeft het CJIB bijvoorbeeld een wekelijks clusteroverleg in het bedrijfsproces opgenomen, met alle Business Consultants. Ellen: “Zij krijgen via verschillende kanalen - bijvoorbeeld via Business Owners, juridisch beleidsadviseurs, ketenpartners - informatie over trends en ontwikkelingen. Door die wekelijks met elkaar te bespreken heb je snel een integrale en multidisciplinaire blik. Samen zie je raakvlakken of dat de ene verandering als katalysator kan werken op een andere, of dat je de ene ontwikkeling voorrang geeft boven de andere.”
Complete impactanalyse
Marijke: “Onze werkwijze en strategische blik helpen natuurlijk ook om de uitvoeringsconsequenties met een uitvoeringstoets goed inzichtelijk te krijgen. Dat doen we inmiddels volgens een bepaald format, dat ons helpt gestructureerd alle SCOPAFIJTH-onderdelen van de organisatie te bestuderen op de beleids- of wetsvernieuwing.” Ellen vult aan: “Deze gestructureerde en strategische manier en de wijze waarop dit is ingepast in onze organisatie en bedrijfsprocessen geeft ons een complete impactanalyse. Geen overbodige luxe gezien de snelheid van maatschappelijke ontwikkelingen.”
Bron: JenV-brede Werkagenda
